Databehandleraftale

Firmaoplysninger

Booking Board ApS

Aabenraavej 44, 6100 Haderslev, Danmark

CVR: DK43231952

Indholdsfortegnelse

1. Baggrund for databehandleraftalen
2. Rettigheder og forpligtelser
3. Databehandleren handler efter instruks
4. Fortrolighed
5. Behandlingssikkerhed
6. Anvendelse af underdatabehandlere
7. Overførsel af oplysninger til tredjelande eller internationale organisationer
8. Bistand til den dataansvarlige
9. Sletning og tilbagelevering af oplysninger
10. Tilsyn og revision
11. Ikrafttræden og ophør
12. Kontaktperson hos databehandleren
13. Bilag A: Oplysninger om behandlingen
14. Bilag B: Betingelser for databehandlerens brug af underdatabehandlere og liste over godkendte underdatabehandlere
    
    • B.1 Betingelser for databehandlerens brug af eventuelle underdatabehandlere
    • B.2 Godkendte underdatabehandlere
15. Bilag C: Instruks vedrørende behandling af personoplysninger
    
    • C.1 Behandlingens genstand/ instruks
    • C.2 Behandlingssikkerhed
    • C.3 Opbevaringsperiode/slette rutine
    • C.4 Nærmere procedurer for den dataansvarliges tilsyn med den behandling, som foretages hos databehandleren

Baggrund for databehandleraftalen

Denne aftale fastsætter de rettigheder og forpligtelser, som finder anvendelse, når Booking Board (databehandleren) foretager behandling af personoplysninger på vegne af en kunde (den dataansvarlige). Aftalen er udformet med henblik på parternes efterlevelse af artikel 28, stk. 3, i Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU) 2016/679 af 27. april 2016 om beskyttelse af fysiske personer i forbindelse med behandling af personoplysninger og om fri udveksling af sådanne oplysninger og om ophævelse af direktiv 95/46/EF (Databeskyttelsesforordningen), som stiller specifikke krav til indholdet af en databehandleraftale. Databehandlerens behandling af personoplysninger sker i forbindelse med den dataansvarliges brug af Booking Boards system, som er beskrevet i Booking Boards forretningsbetingelser. Databehandleraftalen og Booking Boards forretningsbetingelser er indbyrdes afhængige, og kan ikke opsiges særskilt. Databehandleraftalen kan dog – uden at det påvirker Booking Boards forretningsbetingelser – erstattes af en anden gyldig databehandleraftale. Hvis databehandleraftalen ændres, skal Booking Board give besked herom til den dataansvarlige og fremsende den nye databehandleraftale. Denne databehandleraftale har forrang i forhold til eventuelle tilsvarende bestemmelser i andre aftaler mellem parterne, herunder i Booking Boards forretningsbetingelser. Til denne aftale hører tre bilag. Bilagene fungerer som en integreret del af databehandleraftalen. Databehandleraftalens Bilag A indeholder nærmere oplysninger om behandlingen, herunder om behandlingens formål og karakter, typen af personoplysninger, kategorierne af registrerede og varighed af behandlingen. Data behandler aftalens Bilag B indeholder den dataansvarliges betingelser for, at data behandleren kan gøre brug af eventuelle underdatabehandlere, samt en liste over de eventuelle underdatabehandlere, som den dataansvarlige har godkendt. Databehandleraftalens Bilag C indeholder en nærmere instruks om, hvilken behandling databehandleren skal foretage på vegne af den dataansvarlige (behandlingens genstand), hvilke sikkerhedsforanstaltninger, der som minimum skal iagttages, samt hvordan der føres tilsyn med databehandleren og eventuelle underdatabehandlere. Databehandleraftalen med tilhørende bilag fremsendes til den dataansvarlige på anmodning samt altid i forbindelse med den dataansvarliges opstart af et samarbejde. Denne databehandleraftale frigør ikke databehandleren for forpligtelser, som efter databeskyttelsesforordningen eller enhver anden lovgivning direkte er pålagt databehandleren.

Rettigheder og forpligtelser

Den dataansvarlige har over for omverdenen (herunder den registrerede) som udgangspunkt ansvaret for, at behandlingen af personoplysninger sker indenfor rammerne af databeskyttelsesforordningen og databeskyttelsesloven. Databehandleren skal altid uden unødigt ophold efterkomme rimelige anmodninger fra den dataansvarlige med henblik på at efterleve databeskyttelsesforordningen og databeskyttelsesloven. Den dataansvarlige er blandt andet ansvarlig for, at der foreligger hjemmel til den behandling, som databehandleren instrueres i at foretage

Databehandleren handler efter instruks

• Databehandleren må kun behandle personoplysninger efter dokumenteret instruks fra den dataansvarlige, medmindre det kræves i henhold til EU-ret eller medlemsstaternes nationale ret, som databehandleren er underlagt; i så fald underretter databehandleren den dataansvarlige om dette retlige krav inden behandling, medmindre den pågældende ret forbyder en sådan underretning af hensyn til vigtige samfundsmæssige interesser, jf. art 28, stk. 3, litra a.
• Databehandleren underretter omgående den dataansvarlige, hvis en instruks efter databehandlerens mening er i strid med databeskyttelsesforordningen eller databeskyttelsesbestemmelser i anden EU-ret eller medlemsstaternes nationale ret.

Fortrolighed

Databehandleren sikrer, at kun personer der har brug for adgang ift udøvelse af deres arbejde for Booking Board har adgang til de personoplysninger, der behandles på vegne af den dataansvarlige. Adgangen til oplysningerne skal straks lukkes ned, hvis personen ikke længere har brug for adgangen eller ikke længere er tilknyttet Booking Board. Der må alene autoriseres personer, for hvem det er nødvendigt at have adgang til personoplysningerne for at kunne opfylde databehandlerens forpligtelser overfor den dataansvarlige. Databehandleren sikrer, at de personer, der er autoriseret til at behandle personoplysninger på vegne af den dataansvarlige, har forpligtet sig til fortrolighed. Databehandleren skal efter anmodning fra den dataansvarlige kunne påvise, at de relevante medarbejdere er underlagt ovennævnte tavshedspligt. Den dataansvarlige har selv mulighed for at oprette brugere i systemet som har adgang til personoplysningerne.

Behandlingssikkerhed

Databehandleren iværksætter alle foranstaltninger, som kræves i henhold til databeskyttelsesforordningens artikel 32, hvoraf det bl.a. fremgår, at der under hensyntagen til det aktuelle niveau, implementeringsomkostningerne og den pågældende behandlings karakter, omfang, sammenhæng og formål samt risiciene af varierende sandsynlighed og alvor for fysiske personers rettigheder og frihedsrettigheder skal gennemføres passende tekniske og organisatoriske foranstaltninger for at sikre et sikkerhedsniveau, der passer til disse risici. Ovenstående forpligtelse indebærer, at databehandleren skal foretage en risikovurdering, og herefter gennemføre foranstaltninger for at imødegå identificerede risici. Der kan herunder bl.a., alt efter hvad der er relevant, være tale om følgende foranstaltninger:

1. Pseudonymisering og kryptering af personoplysninger
2. Evne til at sikre vedvarende fortrolighed, integritet, tilgængelighed og robusthed af behandlingssystemer og – tjenester
3. Evne til rettidigt at genoprette tilgængeligheden af og adgangen til personoplysninger i tilfælde af en fysisk eller teknisk hændelse
4. En procedure for regelmæssig afprøvning, vurdering og evaluering af effektiviteten af de tekniske og organisatoriske foranstaltninger til sikring af behandlingssikkerhed

Databehandleren skal i forbindelse med ovenstående – i alle tilfælde – som minimum iværksætte det sikkerhedsniveau og de foranstaltninger, som er specificeret nærmere i denne aftales Bilag C. Parternes eventuelle regulering/aftale om vederlæggelse eller lign. i forbindelse med den dataansvarliges eller databehandlerens efterfølgende krav om etablering af yderligere sikkerhedsforanstaltninger vil fremgå af Booking Boards forretningsbetingelser.

Anvendelse af underdatabehandlere

Databehandleren skal opfylde de betingelser, der er omhandlet i databeskyttelsesforordningens artikel 28, stk. 2 og 4, for at gøre brug af en anden databehandler (underdatabehandler). Databehandleren må således ikke gøre brug af en anden databehandler (underdatabehandler) til opfyldelse af databehandleraftalen uden forudgående specifik eller generel skriftlig godkendelse fra den dataansvarlige. I tilfælde af generel skriftlig godkendelse skal databehandleren underrette den dataansvarlige om eventuelle planlagte ændringer vedrørende tilføjelse eller erstatning af andre databehandlere og derved give den dataansvarlige mulighed for at gøre indsigelse mod sådanne ændringer. Den dataansvarliges nærmere betingelser for databehandlerens brug af eventuelle under databehandlere fremgår af denne aftales Bilag B. Den dataansvarliges eventuelle godkendelse af specifikke underdatabehandlere er anført i denne aftales Bilag B. Når databehandleren har den dataansvarliges godkendelse til at gøre brug af en underdatabehandler, sørger databehandleren for at pålægge underdatabehandleren de samme databeskyttelsesforpligtelser som dem, der er fastsat i denne databehandleraftale, gennem en kontrakt eller andet retligt dokument i henhold til EU- retten eller medlemsstaternes nationale ret, hvorved der navnlig stilles de fornødne garantier for, at underdatabehandleren vil gennemføre de passende tekniske og organisatoriske foranstaltninger på en sådan måde, at behandlingen opfylder kravene i databeskyttelsesforordningen.Databehandleren er således ansvarlig for – igennem indgåelsen af en underdatabehandleraftale – at pålægge en eventuel underdatabehandler mindst de forpligtelser, som databehandleren selv er underlagt efter databeskyttelsesreglerne og denne databehandleraftale med tilhørende bilag.

Underdatabehandleraftalen og eventuelle senere ændringer hertil sendes – efter den dataansvarligesanmodning herom – i kopi til den dataansvarlige, som herigennem har mulighed for at sikre sig, at der er indgået en gyldig aftale mellem databehandleren og underdatabehandleren. Eventuelle kommercielle vilkår, eksempelvis priser, som ikke påvirker det databeskyttelsesretlige indhold af underdatabehandleraftalen, skal ikke sendes til den dataansvarlige. Hvis underdatabehandleren ikke opfylder sine databeskyttelsesforpligtelser, forbliver databehandleren fuldt ansvarlig over for den dataansvarlige for opfyldelsen af under databehandlerens forpligtelser.

Overførsel af oplysninger til tredjelande eller internationale organisationer

Databehandleren må kun behandle personoplysninger efter dokumenteret instruks fra den dataansvarlige, herunder for så vidt angår overførsel (overladelse, videregivelse samt intern anvendelse) af personoplysninger til tredjelande eller internationale organisationer, medmindre det kræves i henhold til EU-ret eller medlemsstaternes nationale ret, som databehandleren er underlagt; i så fald underretter databehandleren den dataansvarlige om dette retlige krav inden behandling, medmindre den pågældende ret forbyder en sådan underretning af hensyn til vigtige samfundsmæssige interesser, jf. art 28, stk. 3, litra a.

Uden den dataansvarliges instruks eller godkendelse kan databehandleren – inden for rammerne af databehandleraftalen – derfor bl.a. ikke;

1. Videregive personoplysningerne til en dataansvarlig i et tredjeland eller i en international organisation
2. Overlade behandlingen af personoplysninger til en underdatabehandler i et tredjeland
3. Lade oplysningerne behandles i en anden af databehandlerens afdelinger, som er placeret i et tredjeland

Den dataansvarliges eventuelle instruks eller godkendelse af, at der foretages overførsel af personoplysninger til et tredjeland, vil fremgå af denne aftales Bilag C.

Bistand til den dataansvarlige

Databehandleren bistår, under hensyntagen til behandlingens karakter, så vidt muligt den dataansvarlige ved hjælp af passende tekniske og organisatoriske foranstaltninger, med opfyldelse af den dataansvarliges forpligtelse til at besvare anmodninger om udøvelsen af de registreredes rettigheder som fastlagt i databeskyttelsesforordningens kapitel 3. Dette indebærer, at databehandleren så vidt muligt skal bistå den dataansvarlige i forbindelse med, at den dataansvarlige skal sikre overholdelsen af:

1. Oplysningspligten ved indsamling af personoplysninger hos den registrerede
2. Oplysningspligten, hvis personoplysninger ikke er indsamlet hos den registrerede
3. Den registreredes indsigtsret
4. Retten til berigtigelse
5. Retten til sletning (»retten til at blive glemt«)
6. Retten til begrænsning af behandling
7. Underretningspligt i forbindelse med berigtigelse eller sletning af personoplysninger eller begrænsning af behandling
8. Retten til dataportabilitet
9. Retten til indsigelse
10. Retten til at gøre indsigelse mod resultatet af automatiske individuelle afgørelser, herunder profilering

Databehandleren bistår den dataansvarlige med at sikre overholdelse af den dataansvarliges forpligtelser i medfør af databeskyttelsesforordningens artikel 32-36 under hensynstagen til behandlingens karakter og de oplysninger, der er tilgængelige for databehandleren, jf. art 28, stk. 3, litra f. Dette indebærer, at databehandleren under hensynstagen til behandlingens karakter skal bistå den dataansvarlige i forbindelse med, at den dataansvarlige skal sikre overholdelsen af:

1. Forpligtelsen til at gennemføre passende tekniske og organisatoriske foranstaltninger for at sikre et sikkerhedsniveau, der passer til de risici, der er forbundet med behandlingen
2. Forpligtelsen til at anmelde brud på persondatasikkerheden til tilsynsmyndigheden (Datatilsynet) uden unødig forsinkelse og om muligt senest 72 timer, efter at den dataansvarlige er blevet bekendt med bruddet, medmindre at det er usandsynligt, at bruddet på persondatasikkerheden indebærer en risiko for fysiske personers rettigheder eller frihedsrettigheder.
3. Forpligtelsen til – uden unødig forsinkelse – at underrette den/de registrerede om brud på persondatasikkerheden, når et sådant brud sandsynligvis vil indebære en høj risiko for fysiske personers rettigheder og frihedsrettigheder
4. Forpligtelsen til at gennemføre en konsekvensanalyse vedrørende databeskyttelse, hvis en type behandling sandsynligvis vil indebære en høj risiko for fysiske personers rettigheder og frihedsrettigheder
5. Forpligtelsen til at høre tilsynsmyndigheden (Datatilsynet) inden behandling, såfremt en konsekvensanalyse vedrørende databeskyttelse viser, at behandlingen vil føre til høj risiko i mangel af foranstaltninger truffet af den dataansvarlige for at begrænse risikoen

Parternes eventuelle regulering/aftale om vederlagelse eller lignende i forbindelse med Booking Boards bistand til den dataansvarlige vil fremgå af Booking Boards forretningsbetingelser.

Underretning om brud på persondatasikkerheden

Databehandleren underretter uden unødig forsinkelse den dataansvarlige efter at være blevet opmærksom på, at der er sket brud på persondatasikkerheden hos databehandleren eller en eventuel underdatabehandler. Databehandlerens underretning til den dataansvarlige skal om muligt ske senest 36 timer efter at denne er blevet bekendt med bruddet, sådan at den dataansvarlige har mulighed for at efterleve sin eventuelle forpligtelse til at anmelde bruddet til tilsynsmyndigheden indenfor 72 timer. I overensstemmelse med denne aftales afsnit 10.2., litra b, skal databehandleren – under hensynstagen til behandlingens karakter og de oplysninger, der er tilgængelige for denne – bistå den dataansvarlige med at foretage anmeldelse af bruddet til tilsynsmyndigheden. Det kan betyde, at databehandleren bl.a. skal hjælpe med at tilvejebringe nedenstående oplysninger, som efter databeskyttelsesforordningens artikel 33, stk. 3, skal fremgå af den dataansvarliges anmeldelse til tilsynsmyndigheden:

1. Karakteren af bruddet på persondatasikkerheden, herunder, hvis det er muligt, kategorierne og det omtrentlige antal berørte registrerede samt kategorierne og det omtrentlige antal berørte registreringer af personoplysninger
2. Sandsynlige konsekvenser af bruddet på persondatasikkerheden
3. Foranstaltninger, som er truffet eller foreslås truffet for at håndtere bruddet på persondatasikkerheden, herunder hvis det er relevant, foranstaltninger for at begrænse dets mulige skadevirkninger

Sletning og tilbagelevering af oplysninger

Ved ophør af tjenesterne vedrørende behandling forpligtes databehandleren til, efter den dataansvarliges valg, at slette eller tilbagelevere alle personoplysninger til den dataansvarlige, samt at slette eksisterende kopier, medmindre EU-retten eller national ret foreskriver opbevaring af personoplysningerne.

Tilsyn og revision

Databehandleren stiller alle oplysninger, der er nødvendige for at påvise databehandlerens overholdelse af databeskyttelsesforordningens artikel 28 og denne aftale, til rådighed for den dataansvarlige og giver mulighed for og bidrager til revisioner, herunder inspektioner, der foretages af den dataansvarlige eller en anden revisor, som er bemyndiget af den dataansvarlige. Den nærmere procedure for den dataansvarliges tilsyn med databehandleren fremgår af denne aftales Bilag C. Den dataansvarliges tilsyn med eventuelle underdatabehandlere sker som udgangspunkt gennem databehandleren. Den nærmere procedure herfor fremgår af denne aftales Bilag C - 4. Databehandleren er forpligtet til at give myndigheder, der efter den til enhver tid gældende lovgivning har adgang til den dataansvarliges og databehandlerens faciliteter, eller repræsentanter, der optræder på myndighedens vegne, adgang til databehandlerens fysiske faciliteter mod behørig legitimation.

Ikrafttræden og ophør

Denne aftale træder i kraft når den dataansvarlige tager Booking Boards system i brug. Aftalen kan af begge parter kræves genforhandlet, hvis lovændringer eller uhensigtsmæssigheder i aftalen giver anledning hertil. Parternes eventuelle regulering/aftale om vederlæggelse, betingelser eller lignende i forbindelse med ændringer af denne aftale vil fremgå af Booking Boards forretningsbetingelser. Opsigelse af databehandleraftalen kan ske i henhold til de opsigelsesvilkår, inkl. opsigelsesvarsel, som fremgår af Booking Boards forretningsbetingelser. Aftalen er gældende, så længe behandlingen består. Uanset Booking Boards forretningsbetingelser og/eller databehandler aftalens opsigelse, vil databehandleraftalen forblive i kraft frem til behandlingens ophør og oplysningernes sletning hos databehandleren og eventuelle underdatabehandlere.

Kontaktperson hos databehandleren

Henvendelser vedr. persondata o.lign kan rettes til nedenstående kontaktpersoner. Databehandleren er forpligtet til løbende at orientere den dataansvarlige om ændringer vedrørende kontaktpersoner.

Casper S. Paulsen

Partner/Udvikler

Tlf. 60534462

casper.s.paulsen@bookingboard.io

Morten Lambek

Partner/Salg

Tlf. 53521433

morten.lambek@bookingboard.io

Bilag A: Oplysninger om behandlingen

Formålet med databehandlerens behandling af personoplysninger på vegne af den dataansvarlige er:

• At den dataansvarlige kan anvende systemet Booking Board, som ejes og administreres af databehandleren, til at indsamle og behandle oplysninger om den dataansvarliges medlemmer

Behandlingen omfatter følgende typer af personoplysninger om de registrerede:

• Navn, e-mailadresse, telefonnummer, adresse, fødselsdato, type af medlemskab, tilmelding og fremmøde til den dataansvarliges hold.

Behandlingen omfatter følgende kategorier af registrerede:

• Personer, som har oprettet en profil hos den dataansvarlige, vha Booking Board.

Databehandlerens behandling af personoplysninger på vegne af den dataansvarlige kan påbegyndes efter denne aftales ikrafttræden. Behandlingen har følgende varighed: Behandlingen er ikke tidsbegrænset og varer indtil aftalen opsiges eller ophæves af en af parterne

Bilag B: Betingelser for databehandlerens brug af underdatabehandlere og liste over godkendte underdatabehandlere

B.1 Betingelser for databehandlerens brug af eventuelle underdatabehandlere

Databehandleren har den dataansvarliges generelle godkendelse til at gøre brug af underdatabehandlere. Databehandleren skal dog underrette den dataansvarlige om eventuelle planlagte ændringer vedrørende tilføjelse eller erstatning af andre databehandlere og derved give den dataansvarlige mulighed for at gøre indsigelse mod sådanne ændringer. En sådan underretning skal være den dataansvarlige i hænde minimum 1 måned før anvendelsen eller ændringen skal træde i kraft. Såfremt den dataansvarlige har indsigelser mod ændringerne, skal den dataansvarlige give meddelelse herom til databehandleren inden 14 dage efter modtagelsen af underretningen. Den dataansvarlige kan alene gøre indsigelse, såfremt den dataansvarlige har rimelige, konkrete årsager hertil.

B.2 Godkendte underdatabehandlere

Den dataansvarlige har ved databehandler aftalens ikrafttræden godkendt anvendelsen af følgende underdatabehandlere:

Navn	Beskrivelse af behandling
Twilio	Håndterer udsendelse af sms’er fra systemet
Mailgun	Håndterer udsendelse af e-mails fra systemet
DigitalOcean	Leverer it-infrastruktur, som systemet kører på
Hetzner	Leverer it-infrastruktur, som systemet kører på
OneSignal	Håndterer udsendelse af push notifikationer fra systemet
Sentry	Håndtere fejl logning af hændelser i systemet

Den dataansvarlige har ved databehandler aftalens ikrafttræden specifikt godkendt anvendelsen af ovennævnte underdatabehandlere til netop den behandling, som er beskrevet ud for parten. Databehandleren kan ikke – uden den dataansvarliges specifikke og skriftlige godkendelse – anvende den enkelte underdatabehandler til en ”anden” behandling af aftalte eller lade en anden underdatabehandler foretage den beskrevne behandling.

Bilag C: Instruks vedrørende behandling af personoplysninger

C.1 Behandlingens genstand/ instruks

Databehandlerens behandling af personoplysninger på vegne af den dataansvarlige sker ved, at databehandleren udfører følgende: Håndterer den dataansvarliges kunders data ifm. den dataansvarliges brug af Booking Board til at styre hold, kurser, betalinger mv.

C.2 Behandlingssikkerhed

Sikkerhedsniveauet skal afspejle: At de behandlede data inkluderer stamdata om de registrerede samt oplysning om deres køb og anvendelse af den dataansvarliges produkter, men som hovedregel ikke “særlige kategorier af personoplysninger”, som beskrevet i databeskyttelses forordningens artikel 9. Databehandleren er herefter berettiget og forpligtet til at træffe beslutninger om, hvilke tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger, der skal anvendes for at skabe det nødvendige (og aftalte) sikkerhedsniveau omkring oplysningerne.

C.3 Opbevaringsperiode/slette rutine

Personoplysningerne opbevares hos databehandleren, indtil den dataansvarlige anmoder om at få oplysningerne slettet eller tilbageleveret. Når en enkelt bruger/ kunde slettes i systemet, sker det konkret ved at kunden markeres som “slettet” og alle direkte identificerbare oplysninger bliver fjernet. Dvs at navn, adresse, email, fødselsdato og evt beskrivende kommentar fjernes. Tilbage er en anonym bruger således at den dataansvarlige fortsat kan udtrække rapporter mv.

C.4 Nærmere procedurer for den dataansvarliges tilsyn med den behandling, som foretages hos databehandleren

Den dataansvarliges eventuelle udgifter i forbindelse med et fysisk tilsyn afholdes af den dataansvarlige selv. Databehandleren er dog forpligtet til at afsætte de ressourcer (hovedsageligt den tid), der er nødvendig for, at den dataansvarlige kan gennemføre sit tilsyn