Mål
Målet er at skabe en problemfri arbejdsgang, hvor en coach kan planlægge et møde for et medlem og sikre, at medlemmet automatisk får besked om bookingen.
Forudsætninger
Denne løsning bruger platformens opgavemodul. Det giver personalet mulighed for at booke en opgave på vegne af et medlem, hvilket simulerer en selvbetjeningsbooking. Denne handling udløser en automatisk bookingbekræftelses-e-mail til medlemmet ved hjælp af fitnesscentrets specifikke e-mailskabeloner.
Fase 1: Oprettelse af opgaveskabelonen
For at sikre konsistens skal du først definere mødeparametrene i en skabelon:
- Naviger til skabeloner: Gå til fanen Automatisering i menuen til venstre, klik på Opgaver, og vælg Opgaveskabeloner.
- Tilføj ny skabelon: Klik på knappen Tilføj opgaveskabelon i øverste højre hjørne.
- Vælg Brugerdefineret opgave: Vælg Brugerdefineret opgave i menuen for at oprette en skræddersyet post til dit møde.
- Definer opgaven:
- Beskrivelse: Indtast en intern beskrivelse (f.eks. "Medlemscoaching og fastholdelsesmøde"). Bemærk: Dette felt er til intern brug for personalet og er ikke synligt for medlemmet.
- Tildeling: Vælg en bestemt coach eller en medarbejdergruppe. Disse brugere vil være ansvarlige for og blive bedt om at udføre opgaven.
- Planlægning (valgfrit): Klik på urikonet øverst til højre i indtastningsfeltet for at definere en tidsramme eller generere et tilsvarende skift.
- Gem: Klik på Gem skabelon, angiv et genkendeligt navn og en beskrivelse, og bekræft.
Fase 2: Udløsning af bookingen
Når skabelonen er klar, kan en coach manuelt booke medlemmet:
- Åbn opgavelisten: Gå til Automatisering > Opgaver > Opgaveliste.
- Initialiser booking: Klik på knappen Opret booking for medlem.
- Konfigurer detaljer: Vælg medlemmet.
- Vælg den opgaveskabelon, der blev oprettet i fase 1.
- Vælg startdatoen.
- (Valgfrit) Indstil en slutdato, hvis du ønsker at tilsidesætte den standardtidsramme, der er defineret i skabelonen.
Fase 3: Opgave- og kommunikationsflow
- Medlemsnotifikation: Umiddelbart efter at reservationen er gemt, modtager medlemmet en automatisk e-mailbekræftelse med mødedatoen og opgavens navn.
- Medarbejderpåmindelse: På dagen for det planlagte møde vil de berettigede medarbejdere se opgaven fremhævet på deres dashboardoversigt.
- Ledelse: Alle ventende opgaver er synlige for autoriserede medarbejdere via siden Opgaveoversigt, så de nemt kan følges.
Udvidelsesmuligheder og automatisering
Denne manuelle opsætning danner grundlag for en bredere automatisering. Ved at integrere denne skabelon i et workflow kan du automatisk udløse coaching-sessioner baseret på medlemmers milepæle (f.eks. 30 dage efter tilmelding). Dette omdanner en manuel reservationsproces til et robust værktøj til medlemsfastholdelse.
