Jäsenten pysyvyyden ja perehdytyksen automatisointi

Tavoite

Luo mukautettava jäsenten pysyvyysstrategia, joka automatisoi viestinnän ja henkilökunnan yhteydenotot uusille jäsenille. Näin varmistetaan johdonmukainen kokemus siitä hetkestä, kun jäsen liittyy, aina jäsenyyden ratkaiseviin ensimmäisiin kuukausiin asti.

Edellytykset

Tämä ratkaisu hyödyntää Tehtävät-moduulia ja Työnkulkuja. Yhdistämällä ne järjestelmä käynnistää automaattisesti henkilökohtaisia sähköposteja ja henkilökunnalle tarkoitettuja tehtäviä jäsenen liittymispäivän perusteella.

Uuden jäsenen perehdytyksen kulku

Tavoite: automatisoi välitön tervetulokokemus ja ensimmäinen henkilökohtainen yhteydenotto.

Vaihe 1: tehtävämalli (henkilökohtainen kosketus)

1. Siirry: valitse Automaatio > Tehtävät > Tehtävämallit.
2. Luo: napsauta Lisää tehtävän malli ja valitse Mukautettu tehtävä.
3. Määritä: kirjoita kuvaukseksi sisäinen muistiinpano (esim. ”Henkilökohtainen seurantapuhelu: viikko 1”) ja osoita tehtävä tietylle valmentajalle tai työntekijäryhmälle.
4. Tallenna: anna mallille tunnistettava nimi ja tallenna se.

Vaihe 2: työnkulkumalli (automaatio)

1. Siirry: valitse Automaatio > Työnkulut > Työnkulkumallit ja napsauta Lisää uusi.
2. Laukaisin: valitse ylin solmu ja valitse Jäsen luotu.
3. Ensimmäinen toiminto: napsauta seuraavaa solmua ja valitse Lähetä tervetulosähköpostia. Valitse perehdytyksen sähköpostimallisi.
4. Lisää viive: valitse oikealla olevasta Muuntimet-luettelosta Odota X määrä päiviä (esim. 7 päivää).
5. Luo tehtävä: valitse Toiminnot-luettelosta Luo tehtävä, yhdistä se kulkuun ja liitä se vaiheessa 1 luotuun tehtävämalliin.
6. Tallenna: anna nimeksi ”Uuden jäsenen perehdytys” ja vahvista.

Pitkän aikavälin pysyvyyden kulku

Tavoite: ajoita toistuvia kohtaamisia ja tsekkauksia jäsenen ensimmäisen vuoden ajalle.

Vaihe 1: tehtävämallit (toistuvat virstanpylväät)

1. Siirry: valitse Automaatio > Tehtävät > Tehtävämallit.
2. Luo useita: tee omat mallit eri virstanpylväille, esimerkiksi Malli A: kuukauden 2 tsekkaus (puhelu) ja Malli B: kuukauden 6 edistymiskatsaus (kasvotusten).
3. Vastuunjako: määritä kullekin virstanpylväälle vastuussa oleva henkilökunta tai osasto.
4. Tallenna: varmista, että nimet erottuvat toisistaan (esim. ”Pysyvyys: 60 päivän kohdalla”).

Vaihe 2: työnkulkumalli (aikajana)

1. Siirry: valitse Automaatio > Työnkulut > Työnkulkumallit ja napsauta Lisää uusi.
2. Laukaisin: valitse Jäsen luotu.
3. Odota: lisää muunnin 60 päivälle.
4. Toiminto: lisää Luo tehtävä -solmu käyttäen ”Kuukausi 2” -mallia.
5. Odota: lisää toinen muunnin, joka odottaa vielä 120 päivää.
6. Toiminto: lisää Luo tehtävä -solmu käyttäen ”Kuukausi 6” -mallia.
7. Tallenna: anna nimeksi ”90–180 päivän pysyvyysstrategia” ja vahvista.

Toteutus ja seuranta

1. Muistutukset henkilökunnalle: osoitetut tehtävät näkyvät automaattisesti työntekijän hallintapaneelin yleiskatsauksessa eräpäivänä.
2. Seuranta: käytä Tehtävän yleiskatsaus -sivua avoimien tehtävien seurantaan ja Työnkulku-listaa nähdäksesi, missä vaiheessa jäsenet ovat polullaan.