Automatisering van ledenbehoud en onboarding

Doel

Zet een aanpasbare strategie voor ledenbehoud op die de communicatie en de opvolging door medewerkers voor nieuwe leden automatiseert. Zo zorg je voor een consistente ervaring vanaf het moment dat een lid zich aanmeldt tot en met de cruciale eerste maanden van het lidmaatschap.

Vereisten

Deze oplossing maakt gebruik van de takenmodule en workflows. Door deze te combineren verstuurt het systeem automatisch gepersonaliseerde e-mails en maakt het taken voor medewerkers aan op basis van de aanmelddatum van het lid.

Onboardingflow voor nieuwe leden

Doel: automatiseer de directe welkomstervaring en de eerste persoonlijke opvolging.

Fase 1: Taaksjabloon (de persoonlijke touch)

1. Navigeren: ga naar Automatisering > Taken > Taaksjablonen.
2. Aanmaken: klik op Taaksjabloon toevoegen en kies Aangepaste taak.
3. Definiëren: voer een interne notitie in als beschrijving (bijv. “Persoonlijk opvolggesprek: week 1”) en wijs de taak toe aan een specifieke coach of medewerkersgroep.
4. Opslaan: geef het sjabloon een herkenbare naam en sla het op.

Fase 2: Workflow-sjabloon (de automatisering)

1. Navigeren: ga naar Automatisering > Workflows > Workflow-sjablonen en klik op Nieuw toevoegen.
2. Trigger: selecteer de bovenste node en kies Lid aangemaakt.
3. Eerste actie: klik op de volgende node en selecteer Welkomstmail sturen. Kies je onboarding-e-mailsjabloon.
4. Vertraging toevoegen: selecteer in de lijst Modifiers aan de rechterkant Wacht X aantal dagen (bijv. 7 dagen).
5. Taak aanmaken: selecteer Taak aanmaken in de lijst Acties, verbind de node met de flow en koppel hem aan het taaksjabloon dat je in fase 1 hebt gemaakt.
6. Opslaan: noem de workflow “Onboarding nieuwe leden” en bevestig.

Flow voor ledenbehoud op lange termijn

Doel: plan terugkerende contactmomenten en check-ins gedurende het eerste jaar van het lid.

Fase 1: Taaksjablonen (terugkerende mijlpalen)

1. Navigeren: ga naar Automatisering > Taken > Taaksjablonen.
2. Meerdere aanmaken: maak aparte sjablonen voor verschillende mijlpalen, bijvoorbeeld Sjabloon A: check-in in maand 2 (telefoongesprek) en Sjabloon B: voortgangsgesprek in maand 6 (persoonlijk).
3. Toewijzing: stel voor elke mijlpaal de verantwoordelijke medewerker of afdeling in.
4. Opslaan: zorg dat de namen goed van elkaar te onderscheiden zijn (bijv. “Ledenbehoud: 60 dagen”).

Fase 2: Workflow-sjabloon (de tijdlijn)

1. Navigeren: ga naar Automatisering > Workflows > Workflow-sjablonen en klik op Nieuw toevoegen.
2. Trigger: selecteer Lid aangemaakt.
3. Wachten: voeg een modifier toe voor 60 dagen.
4. Actie: voeg een node Taak aanmaken toe met het sjabloon “Maand 2”.
5. Wachten: voeg nog een modifier toe voor nog eens 120 dagen.
6. Actie: voeg een node Taak aanmaken toe met het sjabloon “Maand 6”.
7. Opslaan: noem de workflow “Strategie ledenbehoud 90-180 dagen” en bevestig.

Uitvoering en monitoring

1. Herinneringen voor medewerkers: toegewezen taken verschijnen op de vervaldatum automatisch in het dashboardoverzicht van de medewerker.
2. Opvolging: gebruik de pagina Taakoverzicht om openstaande taken te volgen en de Workflow-lijst om te zien waar leden zich in hun traject bevinden.