Automatisering av medlemsfastholdelse og onboarding

Mål

Etabler en tilpassbar strategi for medlemsfastholdelse som automatiserer kommunikasjon og oppfølging fra de ansatte for nye medlemmer. Det sikrer en konsekvent opplevelse fra medlemmet melder seg inn og gjennom de avgjørende første månedene av medlemskapet.

Forutsetninger

Denne løsningen bruker oppgavemodulen og arbeidsflyter. Ved å kombinere dem sender systemet automatisk personlige e-poster og oppretter oppgaver for de ansatte basert på medlemmets innmeldingsdato.

Onboardingflyt for nye medlemmer

Mål: Automatiser velkomstopplevelsen med en gang og den første personlige oppfølgingen.

Fase 1: Oppgavemal (det personlige preget)

1. Naviger: Gå til Automatisering > Oppgaver > Oppgavemaler.
2. Opprett: Klikk på Legg til oppgavemal og velg Egendefinert oppgave.
3. Definer: Skriv inn et internt notat som beskrivelse (f.eks. «Personlig oppfølgingssamtale: uke 1») og tildel oppgaven til en bestemt trener eller ansattgruppe.
4. Lagre: Gi malen et gjenkjennelig navn og lagre den.

Fase 2: Arbeidsflytmal (automatiseringen)

1. Naviger: Gå til Automatisering > Arbeidsflyter > Arbeidsflytmaler og klikk på Legg til ny.
2. Utløser: Velg den øverste noden og velg Medlem opprettet.
3. Første handling: Klikk på neste node og velg Send velkomst-e-post. Velg e-postmalen din for onboarding.
4. Legg til forsinkelse: Velg Vent X antall dager (f.eks. 7 dager) fra listen Modifikatorer til høyre.
5. Opprett oppgave: Velg Opprett oppgave fra listen Handlinger, koble den til flyten og knytt den til oppgavemalen du opprettet i fase 1.
6. Lagre: Gi den navnet «Onboarding av nye medlemmer» og bekreft.

Langsiktig fastholdelsesflyt

Mål: Planlegg faste kontaktpunkter og oppfølginger gjennom medlemmets første år.

Fase 1: Oppgavemaler (faste milepæler)

1. Naviger: Gå til Automatisering > Oppgaver > Oppgavemaler.
2. Opprett flere: Lag egne maler for ulike milepæler, for eksempel mal A: oppfølging i måned 2 (telefonsamtale) og mal B: fremdriftsgjennomgang i måned 6 (fysisk møte).
3. Tildeling: Angi ansvarlig ansatt eller avdeling for hver enkelt milepæl.
4. Lagre: Sørg for at navnene er tydelig forskjellige (f.eks. «Fastholdelse: 60 dager»).

Fase 2: Arbeidsflytmal (tidslinjen)

1. Naviger: Gå til Automatisering > Arbeidsflyter > Arbeidsflytmaler og klikk på Legg til ny.
2. Utløser: Velg Medlem opprettet.
3. Vent: Legg til en modifikator på 60 dager.
4. Handling: Legg til en Opprett oppgave-node med malen «Måned 2».
5. Vent: Legg til en ny modifikator på ytterligere 120 dager.
6. Handling: Legg til en Opprett oppgave-node med malen «Måned 6».
7. Lagre: Gi den navnet «Fastholdelsesstrategi 90–180 dager» og bekreft.

Gjennomføring og oppfølging

1. Påminnelse til ansatte: Tildelte oppgaver vises automatisk i den ansattes Dashbord-oversikt på forfallsdatoen.
2. Sporing: Bruk siden Oppgaveoversikt til å følge med på ventende oppgaver og Arbeidsflytliste til å se hvor medlemmene er i forløpet sitt.