Automatisering av medlemsbehållning och onboarding

Mål

Skapa en anpassningsbar strategi för medlemsbehållning som automatiserar kommunikation och personalens uppföljning av nya medlemmar. Det säkerställer en enhetlig upplevelse från det ögonblick en medlem går med och genom de avgörande första månaderna av medlemskapet.

Förutsättningar

Lösningen bygger på uppgiftsmodulen och arbetsflöden. Genom att kombinera dem skickar systemet automatiskt personliga mejl och skapar uppgifter för personalen utifrån medlemmens startdatum.

Onboardingflöde för nya medlemmar

Mål: automatisera det första välkomnandet och den första personliga uppföljningen.

Fas 1: Uppgiftsmall (den personliga kontakten)

1. Navigera: gå till Automatisering > Uppgifter > Uppgiftsmallar.
2. Skapa: klicka på Lägg till uppgiftsmall och välj Anpassad uppgift.
3. Definiera: ange en intern anteckning som beskrivning (t.ex. ”Personligt uppföljningssamtal: vecka 1”) och tilldela den till en specifik coach eller personalgrupp.
4. Spara: ge mallen ett lätt igenkännligt namn och spara den.

Fas 2: Arbetsflödesmall (automatiseringen)

1. Navigera: gå till Automatisering > Arbetsflöden > Arbetsflödesmallar och klicka på Lägg till ny.
2. Utlösare: välj den översta noden och välj Medlem skapad.
3. Första åtgärd: klicka på nästa nod och välj Skicka välkomstmejl. Välj din e-postmall för onboarding.
4. Lägg till fördröjning: välj Vänta X antal dagar (t.ex. 7 dagar) i listan Modifierare till höger.
5. Skapa uppgift: välj Skapa uppgift i listan Åtgärder, koppla den till flödet och länka den till uppgiftsmallen du skapade i fas 1.
6. Spara: ge det namnet ”Onboarding av nya medlemmar” och bekräfta.

Flöde för långsiktig medlemsbehållning

Mål: schemalägg återkommande kontaktpunkter och avstämningar under medlemmens första år.

Fas 1: Uppgiftsmallar (återkommande milstolpar)

1. Navigera: gå till Automatisering > Uppgifter > Uppgiftsmallar.
2. Skapa flera: bygg separata mallar för olika milstolpar, till exempel mall A: avstämning månad 2 (telefonsamtal) och mall B: uppföljning av framsteg månad 6 (personligt möte).
3. Tilldelning: ange ansvarig personal eller avdelning för varje enskild milstolpe.
4. Spara: se till att namnen går att skilja åt (t.ex. ”Medlemsbehållning: 60 dagar”).

Fas 2: Arbetsflödesmall (tidslinjen)

1. Navigera: gå till Automatisering > Arbetsflöden > Arbetsflödesmallar och klicka på Lägg till ny.
2. Utlösare: välj Medlem skapad.
3. Vänta: lägg till en modifierare på 60 dagar.
4. Åtgärd: lägg till en Skapa uppgift-nod som använder mallen ”Månad 2”.
5. Vänta: lägg till ytterligare en modifierare på 120 dagar till.
6. Åtgärd: lägg till en Skapa uppgift-nod som använder mallen ”Månad 6”.
7. Spara: ge det namnet ”Strategi för medlemsbehållning 90–180 dagar” och bekräfta.

Genomförande och uppföljning

1. Påminnelser till personalen: tilldelade uppgifter visas automatiskt i översikten på personalens Instrumentbräda på förfallodagen.
2. Uppföljning: använd sidan Uppgiftsöversikt för att bevaka väntande uppgifter och Arbetsflödeslista för att se var medlemmarna befinner sig i sin resa.