Automatisierung von Mitgliederbindung und Onboarding

Ziel

Eine anpassbare Strategie zur Mitgliederbindung aufbauen, die die Kommunikation und das Follow-up durch Mitarbeitende für neue Mitglieder automatisiert. So erhalten Mitglieder ein einheitliches Erlebnis – vom Tag ihres Beitritts bis durch die entscheidenden ersten Monate ihrer Mitgliedschaft.

Voraussetzungen

Diese Lösung nutzt das Aufgabenmodul und die Workflows. In Kombination löst das System basierend auf dem Beitrittsdatum des Mitglieds automatisch personalisierte E-Mails und Aufgaben für Mitarbeitende aus.

Onboarding-Ablauf für neue Mitglieder

Ziel: die direkte Begrüßung und das erste persönliche Follow-up automatisieren.

Phase 1: Aufgabenvorlage (die persönliche Note)

1. Navigieren: Gehen Sie zu Automatisierung > Aufgaben > Aufgaben-Vorlagen.
2. Erstellen: Klicken Sie auf Aufgabenvorlage hinzufügen und wählen Sie Benutzerdefinierte Aufgabe.
3. Festlegen: Geben Sie als Beschreibung eine interne Notiz ein (z. B. „Persönlicher Follow-up-Anruf: Woche 1“) und weisen Sie die Aufgabe einem bestimmten Coach oder einer Mitarbeitergruppe zu.
4. Speichern: Vergeben Sie einen gut erkennbaren Namen und speichern Sie die Vorlage.

Phase 2: Workflow-Vorlage (die Automatisierung)

1. Navigieren: Gehen Sie zu Automatisierung > Workflows > Workflow-Vorlagen und klicken Sie auf Neu hinzufügen.
2. Auslöser: Wählen Sie den obersten Knoten aus und entscheiden Sie sich für Mitglied erstellt.
3. Erste Aktion: Klicken Sie auf den nächsten Knoten und wählen Sie Willkommens-E-Mail senden. Wählen Sie Ihre Onboarding-E-Mail-Vorlage aus.
4. Verzögerung hinzufügen: Wählen Sie in der Liste Modifikatoren auf der rechten Seite X Tage warten (z. B. 7 Tage).
5. Aufgabe erstellen: Wählen Sie in der Liste Aktionen die Option Aufgabe erstellen, verbinden Sie sie mit dem Ablauf und verknüpfen Sie sie mit der in Phase 1 erstellten Aufgabenvorlage.
6. Speichern: Nennen Sie den Workflow „Onboarding neuer Mitglieder“ und bestätigen Sie.

Ablauf für langfristige Mitgliederbindung

Ziel: wiederkehrende Kontaktpunkte und Check-ins im gesamten ersten Mitgliedsjahr einplanen.

Phase 1: Aufgabenvorlagen (wiederkehrende Meilensteine)

1. Navigieren: Gehen Sie zu Automatisierung > Aufgaben > Aufgaben-Vorlagen.
2. Mehrere erstellen: Legen Sie für verschiedene Meilensteine eigene Vorlagen an, zum Beispiel Vorlage A: Check-in im 2. Monat (Telefonat) und Vorlage B: Fortschrittsgespräch im 6. Monat (persönlich).
3. Zuweisung: Legen Sie für jeden Meilenstein die verantwortlichen Mitarbeitenden oder die zuständige Abteilung fest.
4. Speichern: Achten Sie auf eindeutige Namen (z. B. „Mitgliederbindung: 60-Tage-Marke“).

Phase 2: Workflow-Vorlage (der Zeitplan)

1. Navigieren: Gehen Sie zu Automatisierung > Workflows > Workflow-Vorlagen und klicken Sie auf Neu hinzufügen.
2. Auslöser: Wählen Sie Mitglied erstellt.
3. Warten: Fügen Sie einen Modifikator für 60 Tage hinzu.
4. Aktion: Fügen Sie einen Knoten Aufgabe erstellen mit der Vorlage „Monat 2“ hinzu.
5. Warten: Fügen Sie einen weiteren Modifikator für zusätzliche 120 Tage hinzu.
6. Aktion: Fügen Sie einen Knoten Aufgabe erstellen mit der Vorlage „Monat 6“ hinzu.
7. Speichern: Nennen Sie den Workflow „Bindungsstrategie 90–180 Tage“ und bestätigen Sie.

Ausführung und Überwachung

1. Hinweis an Mitarbeitende: Zugewiesene Aufgaben erscheinen am Fälligkeitstag automatisch in der Dashboard-Übersicht der jeweiligen Mitarbeitenden.
2. Nachverfolgung: Nutzen Sie die Seite Aufgabenübersicht, um offene Aufgaben im Blick zu behalten, und die Workflow-Liste, um zu sehen, wo sich die Mitglieder in ihrer Customer Journey befinden.